第一步：文件材料的收集
1、收集的要求：
（1）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求。
（2）文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能。
（3）档案机构要加强对收集工作的监督指导。
（4）及时移交应归档的文件材料。
2．收集的方法：
（1）严格按照归档范围进行收集。
（2）建立相关制度，加强对零散文件的收集。
（3）明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。
（4）做好平时收集工作。
3．收集的范围和重点：
收集的范围和归档范围是一致的，重点是本机关自己形成的重要文件材料，上下级机关和其它机关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料。
（1）立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
（2）检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信及存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同等。
（3）不论“红头文件”还是“白头文件”都是本单位工作过程中形成的文件材料，均属于立档单位应收集的范围（参见国家档案局8号令（附后）制订本单位的《文件材料归档范围和不归档范围》） 。
第二步：判断文件材料是否归档
1、制定本单位《文件材料归档和不归档范围》：立档单位依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），制定本单位《文件材料归档和不归档范围》，依照此范围，剔除不应归档的文件材料，剩下的就是本单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。
2、归档判断应注意的几个问题：
（1）以文件材料为主，不是“有收必归”。
（2）以文件材料价值为主，不是“有文必档”。
（3）归与不归，不能只看有无红字版头和文号。
（4）以本机关为主，不是“外机关都不要”。
（5）要注意宏观文件，也要注意微观文件材料。
3、因为现在文书档案整理执行的标准是《归档文件整理规则》（后面简称《规则》），所以在归档前要明确《归档文件整理规则》的几个概念、归档文件整理的原则。
（1）归档文件：“归档文件”指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
（2）件：“件”即归档文件的整理的计算单位。一般以每份文件为一件，同时还要重点注意以下具体情况对“件”的界定：
①文件正对本与定稿为一件　　　　
②正文与附件为一件
③转发文与被转发文为一件　　
④原件与复制件为一件
⑤来文与复文可为一件（或2件）
⑥文件处理单与文件为一件
⑦报表、名册、图册等每册（本）为一件
（3）归档文件整理的原则：《规则》确定了归档文件的整理原则，即遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第三步：归档文件的分类
1、选择分类方法，编制分类方案：《规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种分类方法，在机关档案室的实际工作中，常用的分类方案有：年度——保管期限分类法；保管期限——年度分类法（这2种为叙述方便暂且称为两级分类法）；保管期限——年度——机构（内部科室）分类法；年度——机构——保管期限分类法；问题——年度——保管期限分类法等（这3种为叙述方便暂且称为三级分类法）。
2、介绍几种常用的分类方案
（1）、年度——保管期限分类法（两级分类法）
即先将归档文件按年度分类,再在年度下面按保管期限分开。这种分类方法特别适用于内部机构设置简单的中小机关,或者每年形成文件数量不是太多的机关,以及小型的事业单位。如：阜阳市***律师事务所每年形成的文书档案就按此方案整理（件号的编制方法就为：每年一个保管期限一个流水号，每年要有3个流水号）
2008年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
2009年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
2010年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件号从1编到n）
（2）、保管期限——年度分类法（两级分类法）
即先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的市、县（区）直、
乡镇机关,或者每年形成的文件数量少的机关单位。此时分类方案为:
永久:  2001年、2002年、  2003年……
     (件号1-n)  (件号1-n)   (件号1-n)
30年:  2001年、2002年、2003年……
10年:  2001年、2002年、2003年…………
（3）、保管期限——年度——机构（内部科室）分类法（三级分类法）
即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。如中直机关、省直机关、及市（县）区大中型机关或形成文件数量多的机关，此时分类、排列方法为:
永久：  2001年 办公室（件号：1～ｎ）、法规处（件号：1～ｎ）、业务处（件号：1～ｎ）- --------           
　　2002年办公室（件号：1～ｎ）、法规处（件号：1～ｎ）、业务处（件号：1～ｎ）- ---------
　　2003年办公室（件号：1～ｎ）、法规处（件号：1～ｎ）、业务处 （件号：1～ｎ）- --------             
     2004年同上---------
30年：2001年办公室（同上）、法规处、业务处……
    2002年办公室、法规处、业务处………
   2003年……
10年 :2001年办公室、法规处、业务处……
   2002年办公室、法规处、业务处………
   2003年……
（4）、问题——年度——保管期限   分类法（三级分类法）
企业或大的事业单位采用此分类法，要先按党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理各类分开，在每个类别里，把每一年度的按永久、3O 年、10 年 分类。
党群工作类（0）   2007年   永  久， 30　年，　10　年
               （件号） 　1～ｎ，　1～ｎ，　 1～ｎ
                 
2008年    永  久， 　30　年， 　10　年
   （件号）　 1～ｎ，　　1～ｎ，　   1～ｎ
                 
2009年    永  久， 　30　年， 　10　年
   （件号）　 1～ｎ，　　1～ｎ，　   1～ｎ
 
行政管理类（1）                        同      上
经营管理类（2）                        同      上   
生产技术管理类（3）                     同      上
 
3、对归档文件进行实体分类
根据上述掌握的分类方法及确定的分类方案对归档文件进行实体分类操作。选择两级分类法方案的，先分好年度，再将每年的归档文件按已编制好的《文书档案保管期限表》进行保管期限分类，准确划分保管期限，分为永久、30年、10年即可。若是选择三级分类法方案的，先分年度、分机构（问题），在同一机构（问题）内再分保管期限。
 
第四步：归档文件的排列
归档文件的排列是在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度、形成者等将归档文件排定先后次序的过程。不可直接按收发文号、时间进行排列，历年排列顺序要相对固定。
１、排列的原则：
事由原则（文件材料的内容相同或相近的排列在一起），  对归档文件的排列,《规则》强调了"事由原则",即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念,可以是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等。通过界定"事由",使密切相关、参照性强的文件材料排列在一起
２、排列的方法：
    在坚持事由原则下按文件材料形成时间、重要程度、形成者等排列的不同方法。
(1)同一事由内归档文件的排列：
A、按时间先后顺序：时间早—排前；时间晚－排后
 
B、按重要程度排列：重要的—在前；次要的—在后
 
(2)不同事由间归档文件的排列
A、按时间排列
B、按重要程度排列
C、按责人者（承办者）排列
D、按问题排列
3、排列时应注意的问题：
（1）按分类方案执行
（2）不可直接按收、发文号、时间排列
（3）“随办随归”要先全的先整理
（4）“零”头文件的排列——排列在有关类别的最后
 
第五步：加盖归档章及编号（编制归档号）
编制归档号就是将归档文件在全宗的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，目的是为了固定分类体系、排列体系，也为保管和实体查找利用提供条件。
1、归档章各项目的设置：
      →全宗号、年度、保管期限、件号    和机构（问题）
                    必填项              选择项
2、加盖归档章及填写用笔要求：依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章，盖在每“件”的，首页--上端--居中--空白处，可附纸，要用红色印泥，填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。
 

3、各项目的编制及填写要求
全宗号：是档案馆给每个立档单位的代号，如阜阳市工商局是J085，在归档章上如实填写J085，也可以直接刻在归档章上面
‚年度：用四位阿拉伯数字数填写归档年度，不得省落，如2002不得填为02
ƒ保管期限：根据鉴定好的期限如实填写：永久、30年、10年
④室编件号：是各单位将归档文件在分类体系的最低一级类目内的排列顺序号，要按归档文件排列好的顺序从“1”开始编起、标注，不得重号、漏号。（参见前面分类方案）
如采用：年度——保管期限，两级分类法，室编件号就是在同一年度内按3个保管期限分别编3个流水号。如：2010年**局的归档文件，室编件号为
  永久：1、2、3、4、5………………68---(从1编到n)
  30年：1、2、3、4、5………………102---(从1编到n)
  10年：1、2、3、4、5………………55----(从1编到n)
如采用；年度——机构（问题）——保管期限，三级分类方案的单位，每年，每个机构（问题）都要按3个保管期限分别编3个流水号。
⑤馆编件号：暂时空，不填写，进馆时由档案馆填写。
⑥机构（问题）是选择项，采用2级分类方案的单位不用填写，采用3级分类方案的单位，应严格按照制定好了的分类方案中的类目（机构或问题）名称准确填写，如果名称太长可采用通用规范的简称，不可滥用，要在分类方案中有注明。
 

（两级分类法填写式样）
 

（三级分类法填写式样）
第六步：编制归档文件目录
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，即应按照分类、排列、编号的结果，逐类逐“件”编制目录，各项目内容的填写（录入）要规范、准确。以下是归档文件目录各项目的编制具体要求：
①件号：填写归档章上对应的室编件号。
②责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关署名者的名称。填写责任者使用全称或通用简称，责任者多的可适当省略，原文上没有的要经考证后补上。
③ 文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。如阜档〔2011〕8号。
④题名：归档文件的标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。
【特别提示：题名十分重要，是以后查找档案时的最重要的要素，填写时一般应照实抄录。来文与复文作为一件，只对复文进行编目，题名后注明“（附请示）”；任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的，在题名后将本单位人员列出，原题名简单的要重拟，这些补充的内容都要加“（）”】。
 ⑤日期：文件的形成时间，以8 位阿拉伯数字标注年月日，书写方式不得省略，不能只写月日，要写全年月日，如20020809，不够8位的补全8位，如1-9月用01、09 。
⑥页数：填写每一件归档文件中有图文页面的总数
⑦备注：注释文件需说明的情况包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等（一般情况下空着）。计算机文档一体化管理系统中，备注项内可录入其他内容，如机构或问题名称、事由等。
 
归档文件目录          保管期限：10年

归档文件目录封面项目和目录夹式样
 
归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录编制成册，应与分类方案相一致，一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构（问题）装订成若干本，这要根据单位年度归档的数量来定。合订成一本的目录中内页加目录或用口取纸以区分保管期限和机构（问题）。归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4 型。
①全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
②年度：文件形成年度。（注意不是整理年度）
③保管期限：对应归档文件的保管期限，填写永久、30年、10 年。
④机构（问题）：根据分类方案，填写对应归档文件的类目。
⑤归档文件目录装订成册，外封面可用档案服务部统一制作的归档文件目录夹。
在1号背脊上贴标签，注明全宗号、年度、保管期限，放入目录橱柜中
 
第七步：归档文件的装订
装订这步程序可以平时进行，也可集中装订，归档文件应按“件”装订，根据前述界定好的“件”，以及编制的件号进行“一件号”一装订。
1、装订时要注意件内顺序排列要求：正本在前，定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。
2、装订的部位与对齐方式及注意事项：归档文件的装订要力求整齐、结实、美观。一般来说采用左侧装订的，装订时应以左、下边对齐；采用左上角装订的，应以左、上边对齐。装订时去掉金属物，多使用缝纫机、线绳、固体胶等方式扎边、粘贴或三孔一线法进行装订。
第八步：归档文件的装盒
装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，同时包括填写盒封面、盒脊背、备考表等内容，各项目填写要规范、准确。
1、装盒的具体要求包括:
（1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。
（2）不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
（3）分机构(问题)的情况下,不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某些机构(问题)形成的文件数量少,装不满一盒时,也不宜将其混装入其他档案盒,而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。
2、装盒时应注意以下问题:
（1）应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒,尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体,站立放置时不至于使文件弯曲受损。有时某个类目的最后几件文件不够装满一个档案盒应选用厚度较薄的档案盒。
（2）档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此,并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内,只须按照排列的先后顺序依次装盒;一盒装满后,顺次装入下一盒即可。
3、档案盒盒脊项目及封面的填写：
（1）封面应标明全宗名称（即单位规范性名称）。
（2）档案盒在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号等必填项，设置机构（问题）选填项，用黑色或蓝黑墨水加盖印章或书写，各项目内容的填写要与归档章上的内容一致起来。
（3）起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。
（4）盒号，一般机关档案室不要求填写，主要是为了方便档案馆进行排架、归位和统计工作使用。
 
4、备考表的放置及填写
备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表是机关档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施。
备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期,各项的填写要求如下:
（1）盒内文件情况说明:填写盒内归档文件需要说明的情况,包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。
（2）整理人:填写负责整理该盒归档文件的人员姓名,以明确责任。在其部门整理归档的机关,此项一般由该部门负责整理归档工作的人员填写;在机关档案室进行集中整理的机关,此项一般由档案人员填写。
（3）检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写,以示对整理质量的监督检查;也可与机关内部机构负责人联署,由其对文件材料归档的齐全完整情况进行监督检查。
（4）日期:填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期,也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。
第九步：入库排架
归档文件整理完毕装盒后，要进行上架排列，上架排列方法应与分类方案一致，排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。常用方法如下所示。          
1、两级分类法的入柜排列上架
（1）保管期限——年度排列法
即先将所有已整理好的归档文件按保管期限分开,再在保管期限下面按年度分开排列。这种排列方法适用于内部机构设置简单的市、县（区）直、乡镇等有向档案馆移交的任务的机关单位，
此时入柜上架排列方法为:
永久:2001年、2002年、2003年……
30年:2001年、2002年、2003年……
10年:2001年、2002年、2003年…………
（2）年度——保管期限排列法
即先将已整理好的归档文件按年度分开,再在年度下面按保管期限排列。这种排列方法特别适用于内部机构设置简单的基层单位,或者每年形成文件数量少的机关、事业单位。由于他们每年形成的文件材料数量不多，可采用此排列方法，便于实体管理，不需要经常倒架调整，此时如柜上架排列方法为:
2001年:(永久→30年→10年）→2002年（永久→30年→10年） →2003年（永久→30年→10年）→2004年（永久→30年→10年）
2、三级分类法的入柜排列上架
类目（问题）－年度－保管期限  排列法
企业采用此排列法，就是先按党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理各类分开，再把每个类里同一年度的永久、3O 年、10 年 排在一起上架入库
党群工作类（0）  2007年  永  久， 30年，　 10　年
                 （件号） 1～ｎ，　　1～ｎ，　1～ｎ
                 2008年  永 久     30年    10　年
                 （件号）　 1～ｎ，　1～ｎ， 1～ｎ
                 2009年   永  久， 30年， 　10　年
                 （件号）　1～ｎ，　1～ｎ，1～ｎ
 
政管理类      （1）        同上               
经营管理类     (2)         同上           
生产技术管理类（3）        同上