| 八（2）、实物档案的整理 | ||||||||||||||||||||||||||
| 文章来源： 本站原创 发布时间：2014-07-08 浏览：15279 次 | ||||||||||||||||||||||||||
第一步：确定实物档案范围并进行收集
实物档案的归档范围主要有：荣誉性实物如奖杯、锦旗、交流纪念品、赠品、印章、字画、产品等非纸制档案，各单位根据形成情况进行收集。归档范围有:
1、本单位集体或个人在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等； 2、公务活动中获赠的纪念品； 3、上级领导、知名人士的题词、字画等； 4、本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品； 5、其它有保存价值的实物。 第二步：实物档案的鉴定 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断是否应归档，并确定保管期限。由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，所以一般应作永久保管。
第三步：实物档案的分类 根据形成的载体、性质、数量多少进行分类，并制定分类方案。实物档案应以“ 件” 为单位进行整理，成套的实物以一件计。归档实物可按物品种类分类，如：奖状类、锦旗类、奖杯类、奖牌类、证书类、签名类、留言类、题词类、字画类等等。如果基层单位的实物档案总量较少，也可不分类。 第四步：实物档案的排列、编号（贴标签） 1、根据分类方案，每件实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列、贴上标签并编号。归档实物可先按物品类型排列，同一类中再按归档时间顺序排列。 2、各单位档案室的类别号可由各单位按本单位分类方案自行编制，如：用“SW” 表示实物档案，如果实物档案类别下再按物品类型分类的可以用“ SW 1 ” 表示奖杯类，“ SW 2 ” 表示奖牌类等等。还可采用类别汉语拼音缩写注法。如：奖状类(JZ)、锦旗类(JQ)、奖杯类(JB)、奖牌类(JP)、证书类(ZS)、签名类(QM)、留言类(LY)、题词类(TC)、字画类（ZH）等等 3、编号是在实物档案分类体系下对每件实物进行的标识，件号是在最低一级类目下按归档时间顺序给的流水号，如编号为：SW 1 — 5的实物，即表示该单位奖杯类第5 件归档实物，“5”即是件号。 4、实物档案较少而不分类的基层单位可直接按归档时间顺序排列，统编流水号，一件一号，编号为SW —1（2、3、4、5---N） 5、在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写全宗号、编号、年度( 形成时间)、保管期限等。 第五步：编制目录 1、按分类方案和编号顺序，对每件实物档案进行登录，各项内容如实规范填写。实物档案目录可设置编号、责任者、题名、时间、数量、保管期限、参见号、备注等项目。
2、在编目时要注意：奖杯、奖牌、奖状等荣誉性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级等等；纪念品、宣传品等实物要在题名中写明实物名称、公务活动名称等等。；题词、字画等应具体到个人，如有需要还应注明该人的职务和单位等等；备注栏中填写字画、题词的规格等等。
3、实物档案目录应按类别装订成册，并编制封面，实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别、起止件号等项目。 第六步：上架排列 实物档案应按分类方案和编号顺序排列上架。 |
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