一、档案库房编号
　　
　　档案库房编号：档案馆（室）有多个库房时，应将库房统一编号。库房的编号有两种方法：一种是把所有的库房编一个总的顺序号，如1号库、2号库、3号库------；
　　
　　另一种是根据库房所在的方位及库房建筑的特征进行区分编号。如东库、西库-----
　　
　　二、档案柜的排放与编号：
　　
　　（1）、在同一库房内档案柜应整齐划一。
　　
　　（2）、有窗库房的档案柜的排放，应与窗户垂直排放，以免阳光直射，便于通风。
　　
　　（3）、所有档案柜均不能紧靠库房墙壁排列，一般要留有10—20cm。
　　
　　（4）、行距适宜，以便存取、通风。主要过道的宽度一般在1—1.2m之间，非密集架档案柜之间的距离在80cm左右。
　　
　　（5）、档案柜编号的具体方法：一般以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，自上而下，依次编档案柜的柜号、格层号，采用阿拉伯数字。
　　
　　三、档案的存放
　　
　　（1）档案馆的档案存放应按全宗来进行，一个全宗内的档案应集中在一起。库房内各个全宗的排列，可以按全宗流水号排列和全宗分类排列两种。通常采用按全宗群排列，即在保持全宗群完整的情况下，尽量将同一时期、同一系统全宗放在一起，以保持全宗之间的联系。
　　
　　（2）机关档案室的档案存放。按照档案整理时制定的分类方案存放，例如：按保管期限--年度分类法时，既先将保管期限为永久的档案按年度依次排列存放完，再将保管期限为30年的档案也按年度依次排列存放，以此例推。
　　
　　永久--（2000年-2013年）
　　
　　30年--（2000年-2013年）
　　
　　10年--（2000年-2013年）

档案柜的标签
 

 
　　四、经过整理的各种门类的档案，要接收入库，分类上架排列后，并要编制档案存放示意图悬挂在库房内便于管理与利用。
　　
　　五、全宗卷的编写
　　
　　每一个单位必须建立全宗卷。全宗卷是由在全宗管理过程中形成的管理记录材料所构成的案卷。由于全宗卷不属于全宗本身的案卷部分，所以不能编入全宗内的案卷号。全宗卷应单独保管。当全宗转交给另一档案馆（室）保管时，其相应的全宗卷也应随同全宗移交。全宗卷包括档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证即全宗介绍、整理工作方案、档案实体分类方案、对全宗档案进行检查、清点的记录、档案销毁清册等材料。
　　
　　 档案库房管理制度
　　
　　档案库房应建立各项管理制度：
　　
　　1、档案库房防火制度
　　
　　2、档案库房供配电系统管理制度
　　
　　3、档案清点交接制度
　　
　　4、人员出入库房管理制度
　　
　　5、档案库房安全检查制度
　　
　　七、档案库房的保护
　　
　　1、温湿度控制与调节：档案库房适宜的温湿度标准为：温度14℃~24℃，相对湿度45%—60%。温度、相对湿度过高、过低对档案制成材料的耐久性有很大影响，要通过降温、增温，除湿、加湿来调节。
　　
　　2、档案库房要采取以下“九防”措施：防火、防光、防尘、防鼠、防潮、防盗、防虫、防高温、防污染。
　　
　　防火---在照明灯具的选用、电器及其线路的安装等方面消除隐患，配备足够数量的灭火器材
　　
　　防光---库房内配置防光窗帘，照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩，不宜使用日光灯
　　
　　防尘---定期打扫库房，保持整洁干净卫生，档案入库前要进行除尘处理
　　
　　防鼠---库房周边环境清洁，定期检查库房，门窗密闭。
　　
　　防潮---库房所处地势不能过低。每天记录库房温湿度，发现不适宜时及时进行调整。
　　
　　防盗---库房门窗坚固，安装防盗门窗，进出库房随时锁门，并尽可能安装防盗报警装具。
　　
　　防虫---对档案文件进行定期检查，放置防霉、防虫药品。
　　
　　防高温---依靠冷气设备降温，采用隔热措施，减少室外热空气和太阳光的辐射。
　　
　　防污染---库房应远离工业区、繁华地段，并建在上风口，绿化周边环境。档案应存放密闭的档案柜、档案盒中。
　　
　　 档案使用过程中的维护和保护制度
　　
　　1、档案使用登记与交接制度，如档案出库、入库登记，将档案交给使用者时的登记、交接清点、签收手续等制度
　　
　　2、档案使用行为的管理与限制制度，如禁止在使用时吸烟、吃食物；禁止在档案上勾划、涂抹；禁止撕、剪档案；禁止擅自将档案带离规定的使用场所；未经允许，不准擅自拍照、抄录、复印等。
　　
　　附：1、阜阳市档案馆管理制度
　　
　　2、机关档案室管理制度
　　

　　
　　一、凡我国合法公民和组织持有本人工作证、居民身份证、单位介绍信等有效证件，查阅目的明确，均可利用本馆开放档案和公开的现行文件及政府信息。
　　
　　二、查档人员在查阅档案前要出示相关证件,如实填写《查阅档案资料登记簿》，留下联系方式，以利于以后及时将利用信息反馈给档案馆，以便管理人员撰写《档案资料利用效果汇编》。
　　
　　三、查档人员查阅涉密及内部控制档案的，须遵守如下规定，履行审批手续，方可查阅：
　　
　　1、查阅市委常委会或联席会议记录、纪要，市政府常务会议记录、纪要，以及未经解密的涉密文件等档案，属于市委办、政府办的工作人员，须有两人以上，持本单位介绍信，经档案馆负责人签字同意方可查阅；其他查档人员查阅上述档案，需经市委、市政府秘书长书面批准，并经档案馆负责人签字同意方可查阅。其他单位的会议记录、纪要须持立档单位介绍信、本人有效身份证件，方可利用。
　　
　　2、查阅会计档案：各会计单位寄存或移交到档案馆的会计档案，仅限于本单位与其上级领导单位利用。查档人须持其单位介绍信、领导批件和本人有效证件，方可查阅。此外，人民法院、人民检察院、公安机关、纪检监察机关、财政和审计部门，因工作需要，持单位介绍信和本人有效证件，经档案馆领导签批，可以查阅其他单位的会计档案。
　　
　　3、查阅纪检档案：纪检监察机关需要调阅案件档案，须持纪检监察机关介绍信和本人有效证件，经档案馆领导签批，方可查阅。如确需借出，须经档案馆负责人签批。外单位查阅纪检案件档案，须有两人以上，持单位介绍信和本人有效证件，报纪检监察机关主管领导审批，并经档案馆负责人签字同意后，方可查阅。
　　
　　4、查阅死亡干部档案：须持局级单位介绍信，并出示查档人的有效证件，方可查阅。
　　
　　5、查阅房产地籍档案：房地产当事人持本人身份证、户口本等有效证件，可查阅本人的房地产档案；如需查阅他人的房地产档案，须出具国土、房产行政主管部门的介绍信，或房地产所有权人的有效证件和委托文件，并出具本人的有效证件。房产、土地登记机关查档人员，出具本单位介绍信和本人有效证件，可以利用本机关移交的房产土地登记档案。人民法院、人民检察院、公安和纪检监察部门查阅房地产登记档案，须有两人以上，持本单位介绍信和本人有效证件，经档案馆领导签批，方可查阅。律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件，经档案馆领导签批，可以查阅与诉讼有关的房地产登记档案。
　　
　　6、外国组织和个人利用我馆档案：按照《外国组织和个人利用我国档案试行办法》执行。应该提前向国家档案局或省档案局提出申请。申请者必须说明自己的身份、查阅何处何种类型的档案、利用档案的目的与范围以及其它有关情况。除为查取本人及亲属的历史证明而利用档案外，查阅其它内容档案其申请均应提前三十天送达。查档人应持国家和省档案部门的批件，经我馆馆长签字批准后，由档案馆负责办理，方可利用。
　　
　　7、查阅其它专业档案：按专业档案管理办法和《档案馆通则》有关利用方面的规定执行。
　　
　　如遇其他特殊情况，手续不全而急需查阅者，必须经档案馆负责人签字批准，方可利用。
　　
　　四、借阅方法：查档人员仅限于在档案馆的调阅室或指定场所查阅档案。档案一般不得借出馆外，如有特殊情况，经档案馆负责人签字批准，填写《档案资料借阅登记簿》，当面点交清楚，履行借阅手续，注明联系方式，限期外借（一个月内）。具办人员定期催要，退还档案时必须逐卷、逐件、逐页详加检查。如外借档案不能如期归还，或发现遗失、损坏等现象，情节轻微的，报双方领导及时处理；情节严重的，依照《档案法》及监察部、人社部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》追究有关责任人的责任。
　　
　　五、查档人员对所查借阅的档案负有保护责任，不得随意损坏、涂抹、勾划、拆封、更换、折叠或剪裁，不得作任何标记，违者依法追究责任。
　　
　　六、查档人员从本馆摘抄或复制尚未公开的档案、资料，不经档案馆领导签批，不得在公开刊物上登载，个人不能私自外传。
　　
　　七、查档人员需要复制档案用作证明的，由本馆工作人员负责复印，或审核摘录内容与档案原件无误后签字盖章，出具档案证明并登记备案。
　　

　　
　　为强化档案管理工作的措施和手段，有效地保护和利用档案，确保档案管理工作的整体质量，根据国家有关档案工作的法律、法规，制定本制度。
　　
　　一、未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，依据有关法律、法规，追究分管档案工作领导人的责任，并接受上级档案行政管理部门的处罚。
　　
　　二、所保存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护措施的，追究主管负责人和直接责任人的责任，并责令迅速采取有效挽救措施；造成档案损毁的，视情节给予行政处分和经济处罚。
　　
　　三、玩忽职守造成档案丢失、失密，追究相关人员的责任，给予行政处分，并依据档案的价值，责令赔偿损失。
　　
　　四、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的，追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任，给予行政处分。
　　
　　五、涂改、伪造档案的，追究直接责任人和相关人员的行政责任或经济责任。
　　
　　六、擅自出卖或转让档案的，按照有关规定给予相应的行政处分、经济处分。
　　

　　
　　档案库房是保管档案的机要重地，档案管理人员须做好库房管理工作，保护档案安全。
　　
　　一、为了确保馆藏档案的绝对安全，非档案管理人员不得随意进入档案库房。
　　
　　二、档案的存放和调出均应由档案管理人员进行，其他人员严禁进出库房存取档案。
　　
　　三、局、馆领导进出库房，由管理人员陪同，并作进出库房人员登记。
　　
　　四、其他人员确因工作需要进出库房，应经局（馆）长或分管局（馆）长批准，并作进出库房人员登记。
　　
　　五、档案库房是专门保存档案、资料的场所，其它物品一律不得入库存放。
　　
　　六、库房须保持清洁卫生，档案柜排列要整齐有序，档案存放要科学和便于查找。
　　
　　七、库房必须具备防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫、防光、防鼠、防污染等设备。管理人员应经常测试库内温湿度，并做好温湿度记录，使库房内的温湿度符合规定要求，随时注意库房门窗安全，人走上锁。采取措施，确保档案的安全。
　　
　　八、每年应对馆藏档案保管状况核查一次，并做好记录，做到帐物相符。发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。
　　
　　九、认真做好档案接收工作，按规定办好档案的移交手续，和接收档案的目录完善工作，做到目录与馆藏档案完全相符。档案管理人员变动时要做好移交清点工作，方可离开岗位。
　　
　　十、因保管不善，造成档案丢失和损坏，按损坏程度追究责任。
　　

　　
　　为了保守档案秘密，维护党和国家、人民的利益，特制订本制度
　　
　　档案人员必须提高政治警惕，严格执行《保密法》规定，坚持保密原则，确保档案秘密的绝对安全。
　　
　　不属于开放利用范围的档案，只限于有关领导和工作人员利用，一般不对外提供利用。
　　
　　市委常委会议记录、市政府常务会议记录等重要、未公开的文件，一般不予借阅。确实需要借阅的，常委会议记录应由常委、秘书长书面批准，必要时须请市委书记、副书记书面批准；政府常务会议记录，应由分管市长或副市长书面签批方可借阅，其他单位全宗档案有关会议记录等不宜公开的文件，均须由会议召开机关主要负责人签批，并且严格限制在本馆使用，同时有我馆工作人员全程监督，不得复制、拍照、摘抄。
　　
　　利用档案者必须说明利用的目的和范围，不得要求查阅与利用目的无关，超出利用范围的档案。
　　
　　利用者必须维护档案秘密的安全，未经允许不得私自复印或抄录档案内容，严禁扩散档案秘密。
　　
　　案卷只限在阅览室查阅，不得外借必须外借的，应经有关领导书面批准。
　　
　　一般不向利用者提供涉密档案的自制件，确需复制的，须按照本制度第三条的规定，经有关领导批准后提供，涉密档案的复制件用后立即收回，在二人监督下进行销毁，并作销毁记录（销毁记录包括销毁的档案复制件名称、内容、密级、数量、监销人员签字、销毁日期等）。
　　
　　八、档案人员未经批准，不得以任何形式对外泄露档案内容。
　　

　　
　　一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。
　　
　　二、档案一般按档号先后顺序排放，档案柜须编写柜号和格号，库房内应悬挂档案存放示意图。
　　
　　三、借出的档案须及时归还，利用后的档案应随即放回原处。
　　
　　四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
　　
　　五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉防高温、防污染工作。
　　
　　六、做好库房温湿度的监控与登记工作。
　　
　　七、每年对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
　　

　　
　　一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。
　　
　　二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。
　　
　　三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。
　　
　　四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。
　　
　　五、不归档的重份文件及内部材料，须交由单位集中销毁。
　　
　　六、在单位保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。
　　
　　七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。
　　

　　
　　一、查阅利用本单位开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。
　　
　　二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
　　
　　三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。
　　
　　四、提供利用档案时，按单位有关规定收费。
　　
　　五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
　　
　　六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。
　　
　　七、未经主管领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。
　　

　　
　　一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。
　　
　　二、遵守各项档案业务规章制度。
　　
　　三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。
　　
　　四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。
　　
　　五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。
　　

　　
　　一、在主管部门领导主持下，由机关办公室、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。
　　
　　二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。
　　
　　三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。
　　
　　四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。
　　
　　五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。
　　
　　六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。
　　

　　
　　一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。
　　
　　二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。
　　
　　三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。
　　
　　四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。
　　
　　五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。
　　

　　
　　1、未依法建立档案机构或者配备档案人员，依据有关法律、法规，追究单位主要负责人的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。
　　
　　2、未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，依据有关法律、法规，追究分管档案工作领导人的责任，并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。
　　
　　3、将公务活动中的应当归档的文件资料，据为已用或拒绝向档案部门移交的，追究主管人员的直接责任，并限期改正，对限期内不改正者，给予行政处分，视情况给予经济处罚。
　　
　　4、所保存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护措施的，追究主管负责人和直接责任人的责任，并责令迅速采取有效挽救措施；造成档案损毁的，视情节给予行政处分和经济处罚。
　　
　　5、玩忽职守造成档案丢失、失密，追究相关人员的责任，给予行政处分，并依据档案的价值，责令赔偿损失。
　　
　　6、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的，追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任，给予行政处分。
　　
　　7、涂改、伪造档案的，追究直接责任人和相关人员的行政责任或经济责任。
　　
　　8、擅自出卖或转让档案的，给予警告、罚款，并没收非法所得。
　　
　　9、上述所列各条内容中，如有构成犯罪的，依法追究刑事责任。